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Progetto cofinanziato da:

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UNIONE
EUROPEA

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Fondo europeo per l’integrazione di cittadini di paesi terzi.

 

LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI

La legalizzazione di firma consiste nell'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.

Importante: sia la legalizzazione che l'Apostille non certificano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento legalizzato o apostillato.

La legalizzazione e l'Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso documento), mentre può averla il documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato dove deve essere utilizzato.

La Prefettura - Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme o all'apposizione dell'Apostille sugli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero davanti ad autorità estere, nonché alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o dell'Apostille stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Generalmente, gli atti e documenti formati in Italia e da valere davanti ad autorità estere, una volta legalizzati dalla Prefettura - Ufficio territoriale del Governo, devono essere nuovamente legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato di destinazione, sempreché la legge di quello Stato preveda la necessità di questa seconda legalizzazione: al riguardo, si consiglia di informarsi preventivamente presso la competente rappresentanza diplomatica o consolare (l'Apostille elimina sempre la necessità di questa seconda legalizzazione, ma può essere utilizzata solo negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja citata sotto).

 

ATTENZIONE

La legalizzazione degli atti giudiziari e notarili è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale territorialmente competente.

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.


ATTI E DOCUMENTI SCOLASTICI

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Alessandria, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per il Piemonte - Ambito territoriale per la provincia di Alessandria (ex Provveditorato agli studi di Alessandria e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Alessandria), con sede in Via Gentilini n. 3- Alessandria, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Alessandria per il successivo utilizzo all'estero.


QUANDO NON E' NECESSARIA LA LEGALIZZAZIONE?

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).


APOSTILLE

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.

 

Importante: i documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille.

In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail) o firmati digitalmente.


DOCUMENTI RILASCIATI DALLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

 


Chi può fare la richiesta:

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.


Cosa fare

Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti  di documentazione italiana).

È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie: qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, telefonicamente o tramite e-mail.


Documentazione richiesta

Gli atti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate dal personale incaricato del servizio, in base alla normativa vigente. Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia che devono valere in Italia, sono soggetti all’imposta di bollo (euro 16,00).

 

Tempi di erogazione del servizio

La riconsegna dei documenti avviene di norma immediatamente purchè siano già depositati gli specimen di firma necessari.


Riferimenti normativi e circolari ministeriali

  •        D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
  •        D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile)Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
  •        Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961
  •        Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968

 


Orari di ricevimento:

  •        Lunedì dalle 09:30 alle 12:30
  •        Mercoledì dalle 09:30 alle 12:30
  •        Giovedì dalle 14:30 alle 16:00

 

Ubicazione dell’ufficio: Via Piacenza n.31 2° piano

Tel 0131310732 fax 0131310429

E –mail immigrazione.pref_alessandria@interno.it